Troops est un éditeur de logiciel permettant de dématérialiser toutes les fonctions administratives et RH spécifiques au secteur de l'intérim. La plateforme aide les agences dans la gestion de leurs candidats et de leurs clients par une plateforme 100 % numérique. Toutes les étapes du recrutement sont ainsi concernées : l’embauche, la signature des contrats, la DPAE automatique, les relevés d’heures mais aussi la gestion du parcours de formation. Forte de son efficacité, la plateforme ne cesse de croître et de plus en plus d’acteurs du secteur utilisent ce nouvel outil.

Le groupe Idea Service a compris tout l’intérêt de poursuivre la digitalisation de ses processus. De ce fait, nous avons échangé avec Carla Brentel, Responsable d’agence, qui utilise la plateforme Troops depuis le mois de mars 2020. Pourquoi a t-elle décidé d'utiliser Troops ? Quels sont les bénéfices observés à court terme ? Pourquoi est-il important d’intégrer le numérique dans sa stratégie ? 💡 Témoignage de l’agence Idea Service à Haguenau.

Pourriez-vous présenter Idea Service et votre agence d'Haguenau ?

Nous sommes un groupe d’agences temporaires pour l’emploi actif depuis 1992. Idea Service est présent dans l’est de la France à Haguenau, Strasbourg, Mulhouse et Colmar. Mais nous avons également une agence située en Allemagne. Je suis moi-même responsable de l'agence d'Haguenau et suis entourée de deux collaboratrices. Nos domaines de spécialisation sont l’Agroalimentaire, l’Industrie, la Logistique, le BTP et le Tertiaire.

Quelles étaient vos principales problématiques avant d’utiliser Troops ?

Auparavant notre organisation de travail et surtout nos logiciels n’étaient pas réellement intuitifs. Par exemple, nous devions saisir à la fois les DUE (Déclarations Uniques à l’Embauche remplacées en 2011 par les "DPAE") et les contrats de missions pour des informations quasiment similaires. De ce fait, nous avions un double travail de saisie !

L’utilisation du digital au sein du marché de l’intérim est effectivement récent. Il y a encore quelques années, les assistants d'agence fonctionnaient avec une pile de CV papier posée sur le coin de leur bureau. En outre, les contrats de missions, de mise à disposition ainsi que les factures étaient envoyés par voie postale. De même, il y avait une file d’attente devant les agences pour s’inscrire ou pour obtenir de nouvelles missions. Petit à petit, elles ont commencé à intégrer le numérique dans leur organisation jusqu’à ce que celui-ci devienne un élément essentiel et stratégique.

Le digital devient un levier de recrutement indispensable et Carla Brentel nous le confirme :

L’utilisation de la plateforme fait partie de notre stratégie 100 % digitale. Il est important de laisser la place à la nouvelle génération et de nous adapter à leurs habitudes. Avant les intérimaires avaient beaucoup de document à remplir et à nous fournir en version papier, c’était parfois une perte de temps. Aujourd’hui ils peuvent s’inscrire et signer leurs contrats directement en ligne via leur téléphone mobile sur l'application mobile Troops.

C’est un fait qui se confirme : la tendance du zéro papier s’accentue. La mutation économique et digitale de l'intérim est avérée. Les agences ont compris l’importance de se moderniser et de s’adapter aux nouvelles habitudes de leurs candidats et clients. En prime, la digitalisation de leurs processus est un véritable gain de temps. Celles-ci ont enfin la possibilité de se concentrer davantage sur leur cœur de métier et sur la relation avec leurs partenaires.

Pourquoi avoir fait appel à Troops ?

La plateforme Troops permet aux agences de conserver leur logiciel actuel. Elle s'interconnecte directement au logiciel de facturation et de paie.

Nous souhaitions une application qui soit directement reliée à notre logiciel Evolia afin d’éviter les doubles saisies. Pour le moment la plateforme nous est particulièrement utile pour réaliser les "DUE" et pour les inscriptions des intérimaires.

La crise du Covid-19 a inéluctablement contraint les professionnels à fermer physiquement leurs agences. L’inscription de nouveaux candidats s’est donc avérée impossible. Heureusement, l’application mobile Troops leur propose de s’inscrire, de répondre à des offres de missions et de gérer la signature de leurs contrats de mission exclusivement en ligne.

Les moments les plus difficiles de la crise sont passés, l’activité reprend petit à petit. La plateforme a été un bénéfice durant cette période, les intérimaires n’ont pas eu besoin de passer en agence pour s’inscrire et réalisaient tout à distance.

L’application Troops à disposition de ses clients

Troops accompagne réellement ses clients, les collaborateurs sont réactifs et à disposition des agences.

Les équipes Troops recherchent avant tout la satisfaction client. Même si Carla Brentel admet que certaines fonctionnalités sont encore perfectibles, elle salue la réactivité de l’entreprise qui les fait évoluer rapidement. Par ailleurs, la demande de démo gratuite et la formation peuvent se faire directement en ligne.

Nous avons eu une formation en février. Un employé Troops est venu présenter l’outil ainsi que ses fonctionnalités.

Les collaborateurs de Carla Brentel commencent d’ailleurs à intégrer la plateforme dans leur quotidien.

Les salariés de mon agence ont très bien accueilli l’outil même s’ils manquent encore de pratique. Toutes les fonctionnalités ne sont pas en service, nous commençons l’utilisation pas à pas.

Le domaine de l’intérim est, depuis quelques années, au cœur de profondes mutations sur ses méthodes de fonctionnement. Troops fait partie des plateformes devenues indispensables et stratégiques afin de rester compétitif sur un marché extrêmement concurrentiel. Aujourd’hui, le bénéfice est avéré : simplifier la partie administrative au profit d’une meilleure gestion de la relation tripartite "Intérimaires – Agence – Clients".

Le logiciel propose également un outil de matching intelligent qui permet de relier rapidement et efficacement les candidats avec les clients. D’autre part, tous les contrats sont en accord avec la convention collective du secteur d’activité du client. À l’aide de cette plateforme de SIRH, l’intérim se réinvente totalement, les principaux partenaires des agences deviennent le centre de leurs préoccupations.

Idea Service a compris l’intérêt d’intégrer cette technologie au sein de ses méthodes de travail.

Avant nous perdions beaucoup de temps avec la saisie que nous effectuions avec des processus très long. L’avantage de Troops est un réel gain de temps.