La gestion de tous les intérimaires pose parfois des contraintes de temps et d’organisation. Si bien que les agences d’intérim sont souvent forcées d’embaucher à la hâte. Pourtant les conséquences d’un mauvais recrutement peuvent être préjudiciables.

Aujourd’hui, l’apparition du numérique a totalement bouleversé leurs habitudes. Cependant le digital ne remplace pas l’humain ni les traditions. Le CV ainsi que les entretiens en physique restent la norme, mais ces derniers deviennent plus qualitatifs.

Quels sont les outils à utiliser pour bien qualifier un intérimaire ? Quelle est la place de l’innovation digitale au sein des méthodes plus traditionnelles ? Point sur les bonnes pratiques de recrutement et de qualification des candidats à adopter.

Les outils digitaux révolutionnent le domaine de l’intérim

L’utilisation des outils digitaux passe indéniablement par l’intelligence artificielle. Par le biais d’algorithmes, cette technologie 100 % numérique a démontré son efficacité dans la sélection des candidats. Alors que certaines agences vont s’intéresser au gaming, d’autres vont miser sur l’acquisition d’un bon ATS. Il existe également d’autres instruments innovants pour exploiter les bénéfices de l’IA.

Quels outils pour sélectionner les candidats ?

Un chatbot est un programme informatique conçu pour simuler une conversation avec des utilisateurs humains, en particulier sur Internet. En somme, celui-ci facilite les réponses aux questions généralement posées aux candidats lors de la phase de sélection, par le biais d’un robot. En effet, les agences d’intérim font souvent face à une multitude d’interrogations similaires de la part de leurs intérimaires. Les chatbots y répondent de façon claire, précise, et libèrent du temps aux recruteurs.

Par ailleurs, le matching, lors de la phase de présélection, est devenu un outil de référence dans le recrutement. Utilisé dans l’intérim, celui-ci leur permet de croiser les compétences des candidats avec les opportunités professionnelles. Le matching peut aussi bien être utilisé en outil d’onboarding qu’en fidélisation des salariés. Alors que certains outils permettent de puiser dans les ressources internes disponibles au sein des structures, d’autres solutions proposent de s’attacher aux softs skills qui évoluent après chaque mission.

La Simulation Réaliste de Poste (SRP) est un autre volet de digitalisation des processus. Elle permet au postulant, via la réalité virtuelle, de se projeter dans le poste. Cet outil facilite l’appréciation des qualifications des candidats sur les différentes missions qui pourront leur être proposées.

Quels outils pour pré-qualifier les candidats ?

Afin de juger les qualités relationnelles des intérimaires, les entretiens en vidéos différées prennent de l’importance. A ne pas confondre avec la visio-conférence, la vidéo différée, comme son nom l’indique n’est pas en temps réel. Les recruteurs préparent une série de questions, les candidats y répondent en visio (avec un délai de réflexion). Les candidats ont ainsi l’opportunité de dévoiler leur vraie personnalité au sein d’un environnement familier.

Le scoring est également très utile pour automatiser l'étape de présélection des candidatures. Celui-ci prend la forme d’un logiciel analysant une grande quantité de CV. La méthode se compose d’une série de data collectées, analysées et soumises à une évaluation automatique. Les candidats sont ainsi jugés selon plusieurs critères prédéfinis en amont par le recruteur et un classement de ceux-ci est ensuite établi.

Enfin, les outils d’e-assessment, tendances sur le marché depuis quelques années, sont basés sur du recrutement prédictif. Ils se basent sur l’envoi de tests de personnalité permettant de détecter les softs skills des candidats pour mesurer l’adéquation entre les compétences attendues pour une mission et le potentiel du candidat.

Finalement, l’intelligence Artificielle est devenue un enjeu stratégique pour la plupart des recruteurs. Cette technologie est partie du constat que ceux-ci ne pouvaient plus juger les qualités des candidats avec uniquement leurs CV et Lettres de Motivation. L'oeil humain, malgré toute l'attention portée à la lecture des documents de candidatures, peut parfois manquer un profil à haut potentiel. Et à l'ère où les softs skills prennent de l’importance, où les lois relatives au RGPD durcissent les règles, les tâches les plus rébarbatives sont ainsi automatisées au profit d’une réelle satisfaction des demandes spécifiques en intérim.

Les outils traditionnels importants en intérim

Nous avons vu que les outils digitaux peuvent remettre en question la place du CV et de la Lettre de Motivation. Cependant, outre ces documents, les outils, dit, plus traditionnels, conservent leur importance.

Quels sont les outils à utiliser en entretien ?

Au préalable, la sélection des candidatures se réalise en lien avec la fiche de poste. En effet, celle-ci permet de définir les critères essentiels d’écrémage des profils : Expérience Professionnelle, Niveau de formation, Compétences clés, Savoir-être, Logiciels, Habilitations, Permis.

Ensuite, les grilles d’entretiens aident les recruteurs à classer, hiérarchiser et catégoriser les compétences en fonction des pré-requis. Elle est généralement divisée en deux parties : Le savoir-faire et le savoir-être. Pour approfondir les comptes rendus, l’échelle d’appréciation juge et complète les compétences des candidats à plusieurs niveaux en complément d’une note qui permettra de les départager.

Quels sont les différents tests de personnalité ?

Les tests, crées avec un logiciel adapté, sont toujours utilisées par de nombreuses entreprises. Parmi eux nous retrouvons :

  • Les tests de personnalité : Ils mettent en évidence les soft skills des candidats, c’est à dire leur capacité d’adaptation à l’environnement de travail et leur personnalité. Parmi les tests de personnalité les plus célèbres nous retrouvons le test MBTI, le test SOSIE et le test PAPI.
  • Les tests d’aptitudes, de mise en situation : Ils permettent aux candidats de dégager les compétences qu’ils ont pour tel ou tel poste. Parmi les tests d’aptitudes et de compétences nous retrouvons les tests d’aptitudes cognitives,
    les tests d’aptitudes numériques ainsi que les tests d’aptitudes verbales
    .
  • Les tests d’intelligence : Pour les postes les plus qualifiés, ce type de tests permet de mettre en lumière les capacités intellectuelles du candidat : L’analyse, la prise décision, l’intégration rapide des explications. Il existe de nombreux tests d’intelligence parmi lesquels les tests de QI, les tests de logique et les tests de raisonnement.

Savoir poser des questions pertinentes pour gagner du temps

Une fois la présélection effectuée, l’échange, qu’il soit en physique ou en visio dans le cadre d’un entretien, nécessite de préparer son questionnement en amont. Les agences temporaires pour l’emploi ont coutume de recevoir un volume important de candidats pour le même poste. Par manque de temps, celle-ci sont tenue d’aller à l’essentiel. Quels types de questions utiliser ?

La base d’un échange constructif repose sur l’interrogation à base de questions ouvertes. L’objectif d’un recruteur est de cerner le profil type du candidat, d’apprendre à le connaître, de l’écouter et non d’orienter ses réponses en fonction de ce que l’employeur souhaite entendre. Cela permet ainsi d’éviter plusieurs erreurs de casting. Voici quelques exemples :

Pour vérifier que le candidat correspond au poste :

  • Que vous a apporté votre expérience à [intitulé de la mission] ? = Le candidat justifie ses réussites et ses échecs.
  • Qu’est-ce pour vous un bon [titre du poste]? = Le candidat prouve au recruteur qu’il comprend bien la mission.
  • Pourquoi et quand vous dites-vous "J’ai passé une bonne journée" ? = Le candidat explique au recruteur ses réelles motivations.

Pour vérifier les compétences du candidat :

  • Pourriez-vous m’expliquer [terme technique] de façon simple ? = L’employeur juge la capacité du candidat à vulgariser et synthétiser les choses pour les rendre accessibles à tous.

Pour vérifier que le candidat pourra s’adapter à l’environnement de l’entreprise :

  • Qu’est-ce que vos amis peuvent dire de vous ? = L’employeur veut comprendre les traits de caractère du candidat. Il va également s’assurer qu’il pourra correctement s’intégrer au sein de l’entreprise.

Réaliser des entretiens qualitatifs pour mieux sélectionner les intérimaires

Nous avons vu que l’entretien d’embauche représente une phase cruciale pour la qualification des candidats. Celui-ci permet au recruteur d’apprécier son comportement, ses motivations, sa personnalité ainsi que ses compétences. La préparation des questions est ainsi une étape inhérente à la réalisation d’entretiens qualitatifs. Quelles sont les autres étapes ?

Comment préparer un entretien ?

Avant toute rencontre, chaque collaborateur des agences doit se préparer à recevoir le ou les candidats. La préparation peut se faire à l’appui de plusieurs outils : CV, Lettre de Motivation, Résultats des tests, Visualisation de l’entretien en vidéo différée... Ces outils vont servir de base au questionnement.

En effet poser des questions ouvertes est essentiel, mais poser des questions personnalisées l’est également. En fonction des informations recueillies sur les candidats, la personnalisation des questions démontre l’importance que les recruteurs accordent à ces derniers. Plusieurs documents sont à prévoir pour l’entretien : Le CV du candidat, des plaquettes de présentations du client auquel l’agence souhaite l’affecter, la grille évaluation et la grille avec l’échelle d’appréciation.

Quelle est la meilleure attitude à adopter pour un entretien qualitatif ?

Pendant l’entretien, l’accueil doit être soigné, l’attitude du recruteur active et empathique. "Vous n’aurez pas deux fois l’occasion de faire une bonne première impression" s’applique aussi bien aux candidats qu’aux recruteurs. Le sens de l’écoute active, la curiosité et la capacité d’improvisation en cas de perte de contrôle sont des qualités à maîtriser.

Enfin, que la réponse soit favorable ou non, faire retour sur l’entretien est un gage de qualité.

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Décidément, les outils digitaux à destination des agence d’intérim sont source d’innovation et d’acclimatation à une nouvelle génération de candidats. De nombreuses agences temporaires pour l’emploi ont d’ailleurs profité de la crise économique et sanitaire pour se pencher sur leur stratégie de digitalisation des processus de recrutement.

La technologie permet non seulement de gagner du temps mais aussi d’humaniser les relations avec les intérimaires. Les agences peuvent ainsi prendre plus de temps à réaliser des entretiens plus qualitatifs. Bien que les outils traditionnels aient encore leur importance, la complémentarité de ceux-ci avec le numérique améliore la qualité de la sélection des candidats. Ainsi, les outils digitaux sont une valeur ajoutée et non une solution à part entière.